紙コップの発注ミスを防ぐためには、必要な情報を正確にまとめた発注書を作成することが欠かせません。
サイズ・容量・紙質・コーティング・納期などが曖昧な状態で依頼してしまうと、仕様違い・数量不足・納期遅延といったトラブルが起こりやすくなります。

特に多店舗運営では、担当者が変わっても同じ品質で発注できるよう統一フォーマットの発注書を整備しておくことが重要です。
しかし、初めて発注を担当する方は「どこまで書くべき？」「この項目は必要？」と迷い、記入漏れが発生しがちです。

この記事では、発注書に必ず入れるべき基本項目・理由・注意点・入力例を整理し、すぐに使えるテンプレートとともにわかりやすく解説します。

1. 発注書の役割を正しく理解する

紙コップの発注では、容量・紙質・コーティング・数量・納期などの基本仕様が揃っていないと、正確な見積もりが出せません。
また、仕様の曖昧さは誤配や納品トラブルの原因にもつながります。

発注書を使って必要情報を整理しておくことで、
メーカー側の確認がスムーズになり、納品までのミスを大幅に減らす ことができます。

特に多店舗運営では、担当者ごとで発注書の書き方が違うと混乱が生じやすいため、
発注書は運営効率を左右する重要な役割 を担います。

発注書が役立つ場面

・複数担当者のいる店舗で仕様を統一したいとき
・初回発注時の仕様確認
・仕様変更や履歴管理

2. 発注書に必ず記入するべき基本項目を押さえる

紙コップは見た目が似ていても、容量・紙質・コーティング・印刷の違いで大きく仕様が変わります。
このため、発注書には最低限以下の情報を記載する必要があります。

記入すべき基本情報

・容量（例：12oz、16oz）
・紙質（耐熱紙／軽量紙）
・コーティング（内PE／外PE）
・印刷の有無

これらが正しく入っているだけで、メーカー側は誤解なく製造工程を進められ、仕上がりも安定します。

3.数量・納期が不明確だと相手に伝わらずトラブルになる

紙コップは消耗が早く、店舗運営に直接影響するアイテムのため、
数量と納期は発注書の中でも最優先で明確にすべき項目です。
数量を曖昧にすると過剰在庫や欠品につながり、納期の曖昧さは配送遅延や店舗運営の乱れを招きます。

数量・納期で確認すべきポイント

最低ロット数
希望納期と店舗スケジュールの整合
過去の使用量を基にした適正数量

数量と納期がしっかり記載されているだけで、運営トラブルの多くは防げます。

4. デザイン・印刷情報の明確化

印刷ありの紙コップでは、デザイン情報の不足がトラブルの最も多い部分です。
色味違い・位置ズレ・ロゴサイズの誤差などは、ほとんどが情報不足によって起こります。

記載すべき印刷情報

・ロゴサイズ・位置
・色指定（番号）
・印刷方式（フルカラー／1C など）
・データ形式（AI／PDF）

ブランド体験に直結するため、細かい情報まで明確にしておくことが重要です。

5. 多店舗運営だからこそフォーマットが必要

紙コップの仕様は、店舗のオペレーションや提供ドリンクによって微妙に異なります。
多店舗運営でフォーマットが統一されていないと、発注内容がバラバラになり、
在庫管理・配送効率・印刷仕様のズレ が発生しがちです。

統一フォーマットを作ることで、
誰が発注しても同じ品質で依頼でき、店舗ごとのブレがなくなります。

フォーマット化のメリット

・記入漏れの削減
・店舗間の仕様統一
・過去発注データの比較が容易

発注書の整備は、多店舗運営を安定させるための「仕組み」として非常に重要です。

6. まとめ

紙コップの発注書は、仕様・数量・納期を正確に伝えるための重要なツールです。
容量・紙質・コーティング・印刷情報に加え、運用に必要な項目を明確に記入することで、誤品や納期遅延を大幅に防げます。

多店舗運営でも、統一フォーマットを使用することで担当者による記載のバラつきがなくなり、安定した発注が可能になります。
テンプレートを整えることで、初めて担当するスタッフでも迷わず記入でき、紙コップ導入の精度が大きく向上します。

紙コップの発注に不安がある方は、仕様整理からサポートしてくれるメーカーを選ぶことがポイントです。
I Love Paper Cup では、容量・紙質・印刷仕様の最適化から納期調整まで柔軟に対応し、初めての発注でもスムーズに進められます。

ブランド体験を高める仕様の相談や、小ロット・短納期にも対応可能です。
紙コップ制作や発注体制の整備に迷った際は、ぜひお気軽にご相談ください。